Agenzia delle Entrate
Risposta n. 142/E del 24 giugno 2024
L’Agenzia ha risposto ad un quesito riguardante la dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, in prevalenza per servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale. L’Agenzia ricorda che, per disposizione normativa, qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi, debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità e autenticità. Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente dematerializzata. Quanto ai giustificativi che si allegano alle note spese, in generale, essi trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici, in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato con successiva possibilità di distruzione dell’originale.